Nur ein Beispiel. Ziehen dreht das Modell, der Notaus-Knopf hält alles an.
Die Mails sind schon fertig. Sie geben frei.
Antworten auf Anfragen, Nachfass-Mails zu Angeboten, Erinnerungen an offene Rechnungen: Die KI schreibt sie vor. Sie lesen kurz und geben frei. Ohne Ihr Okay geht nichts raus. Kein Chatbot. Wir richten das in 14 Tagen in Ihren Konten ein.
Erstgespräch buchenSo läuft der Aufbau
Beispiel: Ihr Montag um 7 Uhr
- 14 neue Anfragen: 9 einsortiert, 5 Antworten liegen bereit
- 7 Angebote seit 14 Tagen ohne Antwort: Nachfass-Mails liegen bereit
- 4 Rechnungen seit über 30 Tagen offen: Erinnerungen liegen zur Freigabe bereit
Angebot raus, keine Antwort?
Nach sieben Tagen liegt eine Nachfass-Mail bereit. In Ihrem Ton und passend zum Angebot. Sie geben sie frei, ändern sie oder löschen sie.
Wann und wie oft nachgefasst wird, bestimmen Sie. Hat der Kunde abgesagt, passiert nichts.
Rechnung nicht bezahlt?
Offene Rechnungen bekommen Erinnerungen aus Ihrem Konto, in Ihrem Namen: freundlich nach drei Tagen, deutlicher nach sieben. Nach 14 Tagen übernehmen Sie.
Ums Geld kümmern Sie sich weiter selbst. Wir treiben nichts ein und verhandeln nicht.
Jeden Montag alles auf einer Seite.
Montags um 7 Uhr bekommen Sie eine Mail: offene Anfragen, offene Angebote, offene Rechnungen. Dazu, was auffällt.
Die Zahlen rechnet das Programm, die KI schreibt nur Hinweise dazu. Die Übersicht bekommen nur Sie, darum gibt es hier keine Schranke. Aus welchem Programm die Zahlen kommen, klären wir beim Aufbau.
Wo liegen Ihre Daten?
Jeder Ablauf nutzt ein paar Dienste. Das Modell zeigt, wo sie stehen: links in der EU, rechts in den USA. Die genaue Liste mit den Verträgen kommt weiter unten.
Alle Konten laufen auf Ihre Firma. Nach der Übergabe liegen keine Kundendaten mehr bei uns.
Und wenn etwas schiefläuft?
Dann drücken Sie den Notaus. Wie bei einer Maschine: Mit Ihrer Notfall-Karte schalten Sie alles ab. Hängt ein Ablauf, bekommen Sie eine Nachricht.
- Jeder Ablauf hat eine Freigabe oder eine Regel, die Sie festlegen.
- Alle Konten laufen auf Ihre Firma.
- Nach der Übergabe liegen keine Kundendaten mehr bei uns.
Ist das ein Chatbot? Nein.
Ein Chatbot schreibt Ihren Kunden selbst. Orkestr schreibt nur vor. Ob etwas rausgeht, entscheiden Sie.
Ein Chatbot antwortet allein
Er schreibt Ihren Kunden direkt, und keiner liest vorher mit. Viele Hausverwaltungen haben ihre Chatbots wieder abgeschafft (Haufe, Oktober 2026).
Orkestr schreibt nur vor
Feste Schritte, feste Freigaben. KI liest, sortiert und schreibt Entwürfe. Raus geht nur, was Sie freigeben. Was jeder Ablauf tut, legen Sie vorher fest, und im Testlauf messen wir es.
Diese Dienste nutzen wir.
| Dienst | Wofür | Wo die Daten liegen | Vertrag |
|---|---|---|---|
| n8n Cloud | steuert die Abläufe | Frankfurt (n8n GmbH, Berlin) | Vertrag zur Auftragsverarbeitung, vom Anbieter schon unterschrieben |
| Supabase | speichert die Daten | Ort wählbar, zum Beispiel Frankfurt (Firmensitz Singapur) | Auftragsverarbeitung, EU-Standardvertragsklauseln |
| Claude API | liest mit und schreibt Entwürfe | Verarbeitung weltweit oder in den USA, Speicherung in den USA, gelöscht nach 30 Tagen | Auftragsverarbeitung, EU-Standardvertragsklauseln |
| Resend | verschickt die Mails | Versand aus Irland möglich, Kontodaten in den USA | Auftragsverarbeitung, EU-Standardvertragsklauseln |
| Freigabe-Kanal | zeigt Ihnen die Entwürfe | wird noch festgelegt | nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung |
In 14 Tagen eingerichtet.
Oben steht, was Sie tun, unten, was wir tun. An den gestreiften Tagen warten wir auf Sie. Vorher und nachher messen wir dieselben drei Zahlen.
Ihr Aufwand: ein Startgespräch (60 Minuten), den Ablaufplan lesen (etwa 30 Minuten), Rückmeldungen im Testlauf und zwei kurze Einweisungen. Den Rest machen wir.
- Tag 0Fragebogen und Anzahlung
Ab dann laufen die 14 Tage.
- Tag 1Startgespräch, 60 Minuten
Wir legen die Konten gemeinsam an, auf Ihre Firma. Und wir messen, wie es heute läuft: Wie schnell beantworten Sie Anfragen? Wie viele Angebote sind seit über 14 Tagen offen? Wie viele Rechnungen seit über 30 Tagen?
- Tag 2–3Ablaufplan
Darin steht für jeden Ablauf: wann er startet, wo Sie freigeben und woran wir sehen, dass er funktioniert. Lesen dauert etwa 30 Minuten. Ihr Okay brauchen wir innerhalb von 48 Stunden.
- Tag 4–9Wir bauen
Ablauf für Ablauf. Zu jedem fertigen bekommen Sie eine kurze Nachricht.
- Tag 10–11Testlauf mit echten Daten
Wir messen die drei Zahlen noch einmal und prüfen alles am Ablaufplan. Sie geben einzelne Entwürfe zur Probe frei.
- Tag 12–13Einweisung
Wir zeigen Ihnen und Ihrem Büro am eigenen System: freigeben, ändern, pausieren, abschalten.
- Tag 14Abnahme und Übergabe
Wir gehen eine Checkliste durch, Punkt für Punkt. Danach entfernen wir unsere Zugänge.
Die 14 Tage gelten, wenn Fragebogen und Anzahlung vor dem Startgespräch da sind und Ihre Freigaben rechtzeitig kommen.
Was kostet das?
Sie zahlen einmal für den Aufbau und danach jeden Monat für die Betreuung. Beide Preise und die Laufzeit stehen in Ihrem Angebot. Das schicken wir Ihnen nach dem Gespräch. Dazu kommen nur die Werkzeuge.
Individuell
Preis im Angebot
Sie haben mehrere Standorte? Ihr Programm für Angebote und Rechnungen soll angebunden werden? Anfragen kommen per Telefon? Das besprechen wir gemeinsam im Erstgespräch. Danach bekommen Sie ein Angebot.
Sie zahlen per Rechnung: die Hälfte bei Auftrag, die andere Hälfte bei der Abnahme. Startgespräch und Einweisung machen wir live mit Ihnen. Bevor ein Ablauf startet, prüft ihn ein Mensch anhand der Checkliste.
Beispielrechnung: Was die Werkzeuge im Monat kosten
| n8n Cloud Starter oder Pro (steuert die Abläufe) | EUR 20,00 |
| Supabase Pro (speichert die Daten) | USD 25,00 |
| Resend (verschickt die Mails) | USD 0,00 |
| Lexware Office XL (für die Anbindung) | EUR 32,90 |
| KI: Claude Haiku 4.5 (abgerechnet nach Textmenge: je Vorgang 3.000 Token rein, 500 raus) | USD 1,65 |
| Summe im Monat | EUR 52,90 + USD 26,65 |
Beispiel mit Listenpreisen der Anbieter, Stand 20.10.2026, ohne Steuern. Ein Vorgang heißt hier: Ein Ablauf läuft einmal und schickt eine Mail. Beim Aufbau legen wir Kostengrenzen fest.
Was wir nicht machen.
- Kein Chatbot. Mit Ihren Kunden spricht ein Mensch: Sie oder Ihr Büro. Die Entwürfe sind nur vorbereitet.
- Keine Kaltakquise. Orkestr schreibt nur Leuten, die schon mit Ihnen zu tun haben. Werbe-Mails ohne Einwilligung sind auch unter Firmen nicht erlaubt.
- Kein Inkasso. Wir richten die Erinnerungen ein. Zahlungen und Absprachen bleiben bei Ihnen.
- Kein Notdienst rund um die Uhr. Die Abläufe laufen auch nachts. Störungen nehmen wir werktags auf.
- Keine Versprechen zu Ergebnissen. Wir messen vorher und nachher und zeigen Ihnen die Zahlen. Versprechen können wir sie nicht.
Was Inhaber uns fragen.
Wo landen unsere Daten?
Alle Konten und Verträge laufen auf Ihre Firma. Welche Daten wohin gehen, steht oben in der Liste. Nach der Übergabe liegen keine Kundendaten mehr bei uns.
Kann die KI Fehler machen?
Ja, das kann passieren. Darum schreibt sie nur Entwürfe, und raus geht erst, was Sie freigeben. Im Testlauf prüfen wir mit Ihren echten Daten, nach Regeln, die Sie vorher abnehmen.
Unsere Kunden wollen mit Menschen reden.
Eben. Es gibt keinen Chatbot. Die Antwort kommt von Ihnen oder Ihrem Büro, nur schneller vorbereitet.
Wir haben keine Zeit für so ein Projekt.
Ihr Aufwand: ein Startgespräch (60 Minuten), den Ablaufplan lesen (etwa 30 Minuten), Rückmeldungen im Testlauf und zwei kurze Einweisungen. Den Rest machen wir.
Stehen wir danach allein da?
Nein. Die laufende Betreuung gehört dazu: Eine feste Ansprechperson nimmt Störungen werktags innerhalb eines Werktags auf. Unterlagen und alle Zugänge bleiben trotzdem bei Ihnen.
Warum gehört die Betreuung dazu?
Weil sich die Technik ändert: KI-Modelle werden abgeschaltet, mit mindestens 60 Tagen Vorlauf, und die Werkzeuge brauchen Sicherheitsupdates. Darum betreuen wir die Abläufe jeden Monat mit, statt Ihnen ein Projekt hinzustellen und zu gehen.
Wer ist unser Vertragspartner?
Die Neese Consulting LLC mit Sitz in Wyoming, USA, vertreten durch Janik Neese.
Was kostet es jeden Monat?
Zwei Dinge. Unsere Betreuung: Preis und Laufzeit stehen in Ihrem Angebot. Und die Werkzeuge, die Sie direkt beim Anbieter zahlen: bei 300 bis 2.000 Vorgängen im Monat etwa 53 Euro plus 27 bis 56 US-Dollar, nach Listenpreisen vom 20.10.2026. Beim Aufbau legen wir Kostengrenzen fest.
Lohnt sich das für uns?
Meist dann, wenn Ihr Büro mit Anfragen, Angeboten und Rechnungen voll ist, oft ab etwa 30 Leuten im Betrieb. Wenn nicht, sagen wir es Ihnen im Erstgespräch.
Erst zuhören. Dann bauen.
Im Erstgespräch (20 Minuten, kostenlos) schauen wir, wo Ihr Büro hängt. Lohnt es sich für Sie nicht, sagen wir es. Gut passt es meist, wenn:
- Ihr Büro mit Anfragen, Angeboten und Rechnungen voll ist
- Sie mit E-Mail und einem Programm für Angebote und Rechnungen arbeiten
- eine Person entscheidet und freigibt